Pourquoi faire appel à une agence d'événementiel ?

Le secteur de l’événementiel s’est professionnalisé ces dernières années, ceci en raison de la multiplication des manifestations sportives, culturelles et festives. Il est important de constater que les entreprises événementielles sont des outils devenus indispensable pour vous permettre de passer des messages efficaces auprès des publics cibles et ainsi faire découvrir de nouveaux territoires. Les intérêts à travailler avec ces entreprises sont multiples, l’objectif premier est de rassembler.

L’organisation de grands événements devient, au fil du temps et au vu du contexte sanitaire actuel, de plus en plus complexes pour différentes raisons : des dossiers administratifs de plus en plus lourds, la responsabilité pour l’organisateur de la sécurité des participants (Covid, plan vigipirate…), le manque de bénévoles pour les associations…etc.

Quelles sont les bonnes raisons qui vous inciteront à faire appel à notre agence événementielle EVEN Outdoor et ainsi réussir votre manifestation, avec une organisation complète ou partielle ?

1. Quel rôle peut jouer notre agence événementielle ?

Nous sommes et pouvons vous proposer d’être :

 

Des collaborateurs : N’intervenant pas obligatoirement sur l’ensemble de l’organisation, nous venons apporter notre expertise dans  un ou plusieurs domaines de votre organisation là où vous souhaitez être soutenu et conseillé.

Exemple : Le Trail des 2 Salines est né il y a 6 ans avec pour but d’organiser une course parcourant les chemins du sel. La Saline Royale d’Arc-et-Senans, pourtant habituée des grands événements (Lux Salina, concert de David Gilmour…), a fait appel à notre équipe pour intervenir sur différents domaines de l’organisation sur lesquels ils manquaient de compétences et d’expériences. Sur cet événement nous sommes donc en charge uniquement des certains domaines de l’organisation, tel que la communication, la gestion des dossiers administratifs, le balisage du parcours…

 

Un concepteur de projet : Vous souhaitez organiser un événement mais vous n’avez ni le temps ni les compétences pour vous en occuper. Notre équipe s’occupe de la conceptualisation en définissant les objectifs et le cahier des charges, ainsi que de la réalisation de l’événement en assurant l’ensemble des tâches et la coordination entre les différents acteurs.

Exemple : Le Grand Besançon Trail Académie souhaitait organiser un événement sur le Grand Besançon Métropole pour mettre en avant leur association. Ils ont fait appel à EVEN Outdoor pour la réalisation complète des Défis de la Boucle.

 

Un organisme de conseil : Venez simplement nous expliquer votre projet et nous tacherons de vous aiguiller au mieux pour répondre à vos problématiques. 

 

Confiez votre projet en partie ou en totalité à l’agence événementielle EVEN Outdoor vous permettra de bénéficier de beaucoup d’avantages : vous faire gagner du temps sur votre organisation, vous garantir le respect de votre budget, et vous apporter une touche d’originalité.

2. Profiter de nos compétences et de notre expérience

Notre agence intervient depuis 5 ans sur de nombreux événements du Grand Est ainsi qu’en Suisse. La multiplicité de nos compétences, notre expérience, les nombreux prestataires professionnels qui travaillent à nos côtés nous permettront de mener à bien votre projet.

Déléguer à notre équipe afin qu’elle trouve le prestataire de qualité en accord avec votre cahier des charges : graphiste, photographe, rédacteur, speaker, caviste, traiteur, food-truck, ingénieur son et lumières, influenceur…

Nous portons votre attention sur la communication, qui est devenu l’un des domaines les plus importants si vous souhaitez attirer du public sur votre événement. En effet, le nombre de manifestation a considérablement augmenté, il est désormais judicieux de communiquer davantage, professionnellement, afin de vous démarquer. Nous sommes en mesure de vous proposer un carnet d’adresses certifié de 27 000 sportifs pour vos e-mailings/newsletters, différents encarts pubs pour augmenter votre visibilité.

3. Proposer un événement pertinent et original

EVEN Outdoor est là pour apporter ce petit plus à votre événement qui vous permettra de vous démarquer et ravir votre public.

Notre équipe se tient chaque jour au courant des dernières tendances pour ainsi vous proposer un maximum d’idées. Expliquer nous votre projet afin de bien comprendre vos besoins et vos objectifs, après un brainstorming au sein de notre équipe, nous vous soumettrons différentes idées innovantes et pertinentes pour seul but de rendre votre événement inoubliable à travers une touche de nouveauté et d’inventivité !

4. Respecter votre budget et éviter le stress

Lorsque l’on se lance dans l’organisation d’un événement, les idées et la motivation ne manque pas, cependant il y a souvent un manque de visibilité et de recul sur le budget. Les calculs sont approximatifs, certaines dépenses oubliées, d’autres imprévus de dernières minutes puis le bilan post événement où vous avez la mauvaise surprise de ne pas avoir respecté votre budget.

Pour éviter cela, n’hésitez pas à faire appel à notre agence qui mettra en œuvre ses connaissances pour vous dénicher des prestataires externes au meilleur prix.

Un budget respecté, c’est du stress en moins.

Le stress, partie intégrante de la vie d’un organisateur, vous empêche de profiter pleinement de votre événement, les responsabilités sont lourdes, la sécurité des participants, penser aux moindres détails, répondre aux attentes de chacun (participants, partenaires, prestataires, bénévoles…), gérer les imprévus et bien d’autres choses…

Pour plus de sérénité, déléguer ces problèmes à une agence événementielle vous permettra de vous libérer. 

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Notre agence événementielle ne remplacera pas l’organisateur à la tête d’un événement, car c’est lui sur le terrain, qui est en contact avec chaque personne de l’organisation et qui connait les lieux par cœur.

Déléguer tout ou partie à des professionnels la réalisation de l’événement sera bénéfique, obtenir des recommandations personnalisées en adéquation au projet n’empêchera jamais l’organisateur la validation des propositions.

Alors n’hésitez pas à apporter un regard extérieur sur votre organisation.

Votre association arrive à bout de souffle, vous souhaitez simplement vous renouveler, passer une étape supérieure, accueillir plus de participants, ou encore vous libérez de contraintes administratives… Notre équipe est à votre écoute pour vous conseiller et être force de proposition.

Envie de découvrir nos services ? N’hésitez pas à visiter notre site.

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