Pourquoi faire appel à une agence d'événementiel ?

Le secteur de l’événementiel s’est professionnalisé ces dernières années en raison de la multiplication des manifestations devenues omniprésentes dans notre société. En effet nous pouvons constater que l’événementiel est un outil puissant pour faire passer un message efficace à un public cible, faire découvrir un territoire… Les intérêts de l’événementiel sont multiples mais l’objectif premier est de rassembler les individus.

Cependant l’organisation de tels événements devient au fil des années de plus en plus complexes pour différentes raisons : des dossiers administratifs de plus en plus lourd, la responsabilité pour l’organisateur de la sécurité des participants (covid, plan vigipirate…), le manque de bénévoles pour les associations…

Nous allons vous expliquer les bonnes raisons de faire appel à notre agence événementielle EVEN Outdoor pour la réussite de votre manifestation, avec une organisation complète ou partielle.

1. Quel rôle peut jouer notre agence événementielle ?

En premier lieu, expliquons en quoi consiste le travail d’EVEN Outdoor pour la partie organisation. Notre équipe peut intervenir de différentes façons :

 

Collaborateur : Nous n’intervenons pas sur l’ensemble de l’organisation, nous venons simplement apporter notre expertise sur un ou plusieurs domaines où l’organisateur souhaite être soutenu et conseillé.

Exemple : Le Trail des 2 Salines est né il y a 6 ans avec pour but d’organiser une course parcourant les chemins du sel. La Saline Royale d’Arc-et-Senans, pourtant habituée des grands événements (Lux Salina, concert de David Gilmour…), a fait appel à notre équipe pour intervenir sur différents domaines de l’organisation sur lesquels ils manquaient de compétences et d’expériences. Sur cet événement nous sommes donc en charge uniquement des certains domaines de l’organisation.

 

Concepteur de projet : Vous souhaitez organiser un événement mais vous n’avez ni le temps ni les compétences pour vous en occupez ? Notre équipe s’occupe de la conceptualisation en définissant les objectifs et le cahier des charges, à la réalisation de l’événement en assurant l’ensemble des taches et la coordination entre les différents acteurs.

Exemple : Le Grand Besançon Trail Académie souhaitait organiser un événement sur le Grand Besançon Métropole pour mettre en avant leur association. Ils ont fait appel à EVEN Outdoor, et c’est comme cela que les Défis de la Boucle ont vu le jour dont on s’occupe de A à Z.

 

Organisme de conseil : Venez simplement nous expliquer votre projet et nous tacherons de vous aiguiller au mieux pour répondre à vos problématiques. 

 

Continuer ci-dessous pour savoir quels sont les bonnes raisons de faire appel à EVEN Outdoor pour votre événement.

Confiez votre projet en partie ou en totalité à l’agence événementielle EVEN Outdoor a des avantages a bien des niveaux : nos compétences et notre expérience pour vous faire gagner du temps sur votre organisation, vous garantir le respect de votre budget, et vous apporter une touche d’originalité.

2. Profiter de nos compétences et de notre expérience

Notre agence intervient depuis 5 ans sur de nombreux événements du Grand Est et en Suisse. Nous avons développé nos compétences et notre carnet d’adresses de professionnel à travers nos différents événements organisés et nous savons désormais quelle démarche adopter pour mener à bien votre projet.

Déléguer à notre équipe afin qu’elle trouve le prestataire de qualité en accord avec votre cahier des charges : graphiste, photographe, rédacteur, speaker, caviste, traiteur, food-truck, ingénieur son et lumières, influenceur…

Nous portons votre attention sur la communication, qui est devenu l’un des domaines les plus importants si vous souhaitez attirer du public sur votre événement. En effet le nombre de manifestation a considérablement augmenté, il est désormais judicieux de communiquer davantage et de manière professionnelle afin de se démarquer. Nous sommes en mesure de vous proposer un carnet d’adresses certifié de 27000 sportifs pour vos e-mailings/newsletters, différents encarts pubs pour augmenter votre visibilité.

Selon vos souhaits et vos instructions, notre équipe d’expert est prête à mettre en œuvre toutes ses compétences et faire appel à son réseau de prestataire pour la réussite de votre événement et vous faire gagner du temps.

3. Proposer un événement pertinent et original

EVEN Outdoor est là pour apporter ce petit plus à votre événement qui saura le démarquer et épater votre public.

Notre équipe se tient chaque jour au courant des dernières tendances, pour avoir un maximum d’idées à vous proposer. Expliquer nous votre projet afin de bien comprendre vos besoins et vos objectifs, après un brainstorming au sein de notre équipe, nous revenons vers vous avec une liste d’idées innovantes et pertinentes à vous soumettre.

Nos propositions ont pour seul but de rendre votre événement inoubliable à travers une touche de nouveauté et d’inventivité !

4. Respecter votre budget et éviter le stress

Lorsque l’on se lance dans l’organisation d’un événement, les idées et la motivation ne manque pas, cependant il y a souvent un manque de visibilité et de recul sur le budget. Les calculs sont approximatifs, certaines dépenses oubliées, d’autres imprévues et arrive le bilan post événement où nous avons la mauvaise surprise de ne pas avoir respecté le budget.

Pour éviter cela, n’hésitez pas à faire appel à notre agence qui mettra en œuvre ses connaissances pour vous dénicher des prestataires externes au meilleur prix.

Une fois le budget respecté, c’est une partie du stress en moins.

Le stress, partie intégrante de la vie d’un organisateur, qui la plupart du temps l’empêche de profiter pleinement de son événement. Les responsabilités sont grandes sur les épaules généralement d’une seule personne… sécurité des participants, penser aux moindres détails, répondre aux attentes de chacun (participants, partenaires, prestataires, bénévoles…), gérer les imprévus et bien d’autres choses.

Alors pour plus de sérénité, déléguer à une agence événementielle qui vous permettra de vous libérez de certaines tâches. 

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Pour conclure, notre agence événementielle ne remplacera pas l’organisateur à la tête d’un événement, car c’est lui sur le terrain, qui est en contact avec chaque personne de l’organisation et qui connait les lieux par cœur.

Cependant déléguer en totalité ou en partie à des professionnels sera bénéfique, nous lui préconiserons des recommandations personnalisées en adéquation à son projet, mais ce sera toujours lui en charge de valider ou non ces propositions.

Alors n’hésitez pas à apporter un regard extérieur sur votre organisation.

Votre association arrive à bout de souffle, vous souhaitez simplement vous renouvelez, passer une étape, avoir plus de participants, ou vous libérez des contraintes administratives… Notre équipe est à votre écoute pour vous conseiller et être force de proposition.

Envie de découvrir nos services ? N’hésitez pas à visiter notre site.

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